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Actes & courrier
Du courrier reçu à l'acte télétransmis, sans papier ni ressaisie.
Quatre modules qui se répondent : un courrier peut ouvrir un dossier, un projet d'acte se signe dans le parapheur électronique puis se télétransmet en préfecture — et tout reste conforme RGPD par construction.
Développé par Uneeti et hébergée en France
Les 4 applications actes & courrier
Actes & assemblées
Délibérations, arrêtés, décisions, gestion des séances et convocations, télétransmission au contrôle de légalité (@CTES, S²LOW, Fast, Pastell).
Courrier / GEC
Gestion électronique du courrier entrant et sortant, circuits de saisine, suivi des délais réglementaires (silence vaut accord).
Parapheur électronique
Signature et visa électronique des documents, circuits de validation configurables, horodatage et preuve d'intégrité.
Conformité RGPD
Registre des traitements (art. 30), gestion des droits des personnes avec échéances légales automatiques, DPO mutualisable entre plusieurs collectivités.
Zoom sur Actes & assemblées
Mis en œuvre à chaque séance du conseil.
Registre filtrable par colonne
Recherche instantanée par référence, type d'acte ou objet — pas de recherche plein texte approximative, un filtre par colonne comme un tableur.
Nomenclature légale @ctes intégrée
Chaque acte est classé par matière selon la nomenclature officielle de télétransmission (ex. : Finances locales 7.1) — pas de reclassement manuel avant l'envoi.
Export PDF & extrait à la volée
Génération du PDF complet ou d'un extrait de délibération directement depuis la fiche de l'acte, en un clic.
Statut de télétransmission visible
Chaque acte affiche son état réel auprès du contrôle de légalité (accepté, rejeté, en attente) — fini les allers-retours par e-mail pour savoir où en est un dossier.
Portail citoyen de publicité légale
Un espace public de recherche des actes publiés, conforme à l'ordonnance n° 2021-1310 sur la publicité des actes — la collectivité remplit son obligation de transparence sans y consacrer de temps administratif.
Gestion des séances
Convocations et ordres du jour des séances d'assemblée délibérante, rattachés directement aux actes qui en découlent.
Le plus IA
16 assistances au total, toutes sur le même backend interne hébergé chez Uneeti (jamais un service tiers) — chacune reste une proposition à relire, jamais une validation automatique.
À la rédaction d'un acte
- Rédaction assistée : génère un projet complet (visas, considérants, articles) à partir de l'objet — consigne explicite de ne jamais inventer de référence juridique précise.
- Note de synthèse : rédige le rapport de présentation pédagogique pour les élus, sans inventer de chiffre absent du texte source.
- Nomenclature légale suggérée et sous-matière suggérée (uniquement parmi celles déjà utilisées par la collectivité).
- Détection de doublons : repère un acte déjà pris sur le même sujet cette année, avant de redélibérer sans le savoir.
- Service rédacteur et circuit de visa suggérés à partir des habitudes réelles de la collectivité (calcul statistique, pas génératif).
Sur la fiche d'un acte
- Résumé automatique et pré-contrôle de légalité : relecture formelle avant télétransmission (visas manquants, dates incohérentes), sans se substituer à un avis juridique.
- Alerte de risque d'observation : croise le type/matière avec l'historique réel des observations déjà reçues par la collectivité (statistique, pas génératif).
- Occultation RGPD assistée et résumé FALC : détecte les données personnelles de tiers à masquer, et génère un résumé en langage simplifié pour l'accessibilité du portail citoyen (RGAA).
En séance
- Compte rendu de séance : rédige le CR sommaire réglementaire (art. L2121-25 CGCT) — n'écrit « adopté » que si le statut de l'acte le confirme réellement.
- Relecture d'amendement : vérifie la cohérence formelle d'un amendement avec la délibération d'origine, sans avis sur son opportunité politique.
- Quorum prévisionnel : anticipe le risque de quorum non atteint à partir du taux de présence historique réel de chaque élu convoqué (statistique, pas génératif).
Recherche en langage naturel : interroge le fonds d'actes de la collectivité par une question simple (« qu'a-t-on délibéré sur les tarifs de cantine ? »), réponse sourcée par référence d'acte.
Zoom sur Courrier / GEC
Adopté au quotidien par les agents d'accueil.
Alerte de retard, pas simple affichage de délai
Le tableau de bord distingue les courriers « en cours » des courriers « en retard » et les remonte en tête d'accueil avec leur date d'échéance dépassée — l'agent voit ce qui presse sans ouvrir chaque dossier.
Délai de réponse paramétrable par thème
Chaque thème de classement porte son propre délai de réponse en jours, réglable indépendamment du délai par défaut : un courrier classé « Urbanisme » peut suivre une échéance différente d'une demande générique.
Saisines en ligne, silence vaut accord
Un écran dédié « Saisines en ligne (SVE) » centralise les demandes déposées par voie électronique par les administrés, distinctes du courrier papier scanné, pour suivre l'obligation légale de délai de réponse.
Circuits de visa configurables par rôle
Un circuit définit une suite ordonnée d'étapes de validation par rôle, appliquée ensuite à un courrier sortant pour lancer sa chaîne de visa — sans dépendre d'une signature papier qui circule de bureau en bureau.
Routage direct au service instructeur
Un courrier entrant se rattache dès l'enregistrement à un service (ex. : Voirie, Urbanisme) et à un contact, pour partir directement chez le bon interlocuteur au lieu de transiter par un chef de service qui redistribue.
Centre d'édition & statistiques intégrés
Modèles de courriers réutilisables et statistiques de volumes/délais accessibles depuis le même menu que la saisie quotidienne — pas un outil de reporting séparé à réconcilier.
Zoom sur Parapheur électronique
Signé chaque jour par les élus et les agents.
Trois niveaux de signature électronique
Provider de signature paramétrable : scellé SHA-256 simulé, cachet serveur par certificat .pfx, ou prestataire qualifié eIDAS — avec choix explicite du niveau (simple, avancé, qualifié) selon la nature de l'acte à signer.
Circuits multi-étapes réutilisables
Chaque circuit enchaîne un nombre d'étapes défini (visa puis signature, par exemple) et se réutilise sur tous les dossiers du même type — l'agent choisit un circuit existant plutôt que de redéfinir un parcours de validation à chaque dépôt.
Dossiers typés par flux métier
Courrier, acte, comptabilité, marché, RH, convention : chaque dossier déposé porte un type de flux dès sa création, pour appliquer le bon circuit de validation automatiquement.
Horodatage RFC 3161 & preuve d'intégrité
URL de service d'horodatage qualifié paramétrable pour dater juridiquement chaque signature — la preuve d'intégrité ne dépend pas de la seule confiance dans le serveur applicatif.
API de dépôt pour les autres modules
Une clé d'API dédiée permet à Courrier ou à Actes de déposer directement un document à signer via POST /api/parapheur/deposer — le circuit complet évoqué plus haut (rédaction → signature → télétransmission) sans export/import manuel.
Droits par groupes, à la façon Uneeti.Access
Les autorisations de signer ou de valider une étape se gèrent par groupes plutôt que dossier par dossier, cohérent avec le modèle de droits utilisé dans le reste de la suite collectivités.
Résumé et pré-contrôle par IA avant signature
Sur chaque fiche, l'assistant résume le dossier et relit la cohérence entre le titre, le flux déclaré et les documents joints — et deux alertes calculées sur l'historique réel (circuit habituellement utilisé, risque de dépassement d'échéance) épaulent le valideur sans jamais viser ou signer à sa place.
Zoom sur Conformité RGPD
Vérifié pas à pas dans l'application.
Registre alimenté par les modules, pas par ressaisie
Chaque module métier volontaire (État civil, Action sociale, Enfance…) expose ses traitements de données réellement actifs via une API dédiée ; la Conformité RGPD les récupère automatiquement une fois par jour et les propose à l'import — le DPO valide ligne par ligne, jamais d'import silencieux.
Score de conformité calculé, pas déclaratif
Un score sur 100 agrège quatre indicateurs vérifiables : AIPD qualifiées, droits des personnes traités dans les délais, violations notifiées dans les délais, sous-traitants sous clause — un chiffre qui bouge avec la réalité du registre, pas une case cochée une fois.
Qualification AIPD assistée
Chaque traitement du registre peut être qualifié au regard des listes CNIL ou, à défaut, des neuf critères G29, pour savoir si une analyse d'impact (art. 35 RGPD) est requise — sans grille papier à remplir à côté.
Portail citoyen d'exercice des droits
Un espace public permet à l'administré de déposer lui-même une demande d'accès, de rectification ou d'effacement ; la demande arrive directement dans le suivi des délais légaux du DPO, à côté des demandes reçues au guichet.
Dossier de conformité exportable en un clic
Un export PDF regroupe registre, AIPD, violations en retard et sous-traitants sans clause : le support prêt à présenter lors d'un contrôle CNIL, généré depuis les données réelles du parc plutôt que reconstitué en urgence.
Multi-organisations
Un DPO mutualisé pilote plusieurs collectivités depuis le même tableau de bord.
Le plus IA
- Assistance à la qualification : aide à la qualification d'un traitement dans le registre, orientation vers le bon modèle parmi le référentiel pré-rempli.
- Pré-qualification AIPD : analyse la fiche d'un traitement et pré-coche les critères G29 clairement justifiés, avec une justification en texte libre — le DPO reste seul décisionnaire, aucune case n'est enregistrée sans relecture.
- Hébergé en interne : l'assistant de remplissage du registre s'appuie, au choix, sur un backend IA interne (VM Ollama ou serveur DGX Spark) plutôt que sur un service tiers — les données du registre ne quittent jamais le système d'information.
Un point sur vos actes et courriers ?
01 69 52 84 93 — du lundi au vendredi, 9h–18h